Klauzula informacyjna RODO

Administratorem danych osobowych jest Fundacja WESOŁE DZIECIAKI z siedzibą w Łodzi, pod adresem wskazanym powyżej. Administrator ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w zakresie prowadzonej działalności. Fundacja nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Fundacją przy użyciu danych wskazanych powyżej.

• przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, wniosków o pomoc oraz organizowanie i rozliczanie wsparcia statutowego — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby lub wykonania uzgodnionego świadczenia, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest prawidłowa obsługa zgłoszeń, organizacja i rozliczenie pomocy statutowej;
• realizacja obowiązków prawnych, księgowych, podatkowych, sprawozdawczych i archiwizacyjnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• prowadzenie korespondencji, kontakt organizacyjny oraz udzielanie odpowiedzi na pytania, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, Instagrama, Messengera lub WhatsApp — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy działań podejmowanych na żądanie osoby, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest sprawna obsługa zapytań i komunikacja organizacyjna;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa organizacyjnego i rozliczalności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest ochrona jej praw, możliwość dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi oraz wykazanie prawidłowości podejmowanych działań;
• przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, niepełnosprawności, diagnozy, terapii, rehabilitacji lub innych danych szczególnych kategorii — w ramach dobrowolnego zgłoszenia o wsparcie co do zasady na podstawie wyraźnej zgody z art. 9 ust. 2 lit. a RODO; jeżeli dane szczególnych kategorii są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, podstawą może być art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Inna podstawa z art. 9 ust. 2 RODO może być zastosowana wyłącznie wtedy, gdy w konkretnej sytuacji rzeczywiście spełnione są jej warunki.

Instagram, Messenger i WhatsApp są przeznaczone przede wszystkim do kontaktu ogólnego i organizacyjnego. Fundacja prosi, aby nie przesyłać za ich pośrednictwem dokumentacji medycznej ani szczegółowych informacji o zdrowiu dziecka. W sprawach obejmujących dane szczególnych kategorii należy korzystać z oficjalnego adresu e-mail: kontakt@fundacjawesoledzieciaki.pl. Jeżeli takie dane zostaną przesłane przez komunikator, Fundacja może poprosić o kontynuowanie sprawy bezpieczniejszym kanałem.

W zależności od rodzaju sprawy Fundacja może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby korzystającej ze wsparcia oraz jej rodzica, opiekuna prawnego lub przedstawiciela;
• dane niezbędne do oceny i obsługi wniosku, w tym informacje o sytuacji rodzinnej, społecznej lub materialnej — jeżeli są istotne dla danej formy pomocy;
• dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności, diagnozy, leczenia, rehabilitacji, terapii lub edukacji, a także dokumenty potwierdzające potrzebę wsparcia — wyłącznie w zakresie adekwatnym i niezbędnym do celu;
• dane rozliczeniowe i finansowe wymagane do udokumentowania udzielonej pomocy lub wykonania obowiązków prawnych.

Jeżeli wsparcie dotyczy osoby małoletniej, dane są co do zasady przekazywane Fundacji przez rodzica lub opiekuna prawnego. Fundacja ogranicza zakres danych dziecka do informacji niezbędnych dla konkretnego celu pomocy. Informacje o przetwarzaniu powinny być przekazywane także dziecku w formie dostosowanej do jego wieku i możliwości rozumienia, gdy jest to zasadne.

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym lub niezbędnym do realizacji celu przetwarzania, w szczególności:

• podmiotom leczniczym, terapeutom, psychologom, fizjoterapeutom, logopedom, placówkom edukacyjnym oraz innym specjalistom lub organizacjom uczestniczącym w realizacji konkretnej formy wsparcia;
• dostawcom hostingu, infrastruktury technicznej, poczty elektronicznej, usług chmurowych, systemów informatycznych, usług serwisowych i bezpieczeństwa IT, w tym wykorzystywanym obecnie usługom Lovable, Cloudflare oraz Google w zakresie usług chmurowych, w szczególności Google Drive — w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług;
• dostawcom platform komunikacyjnych i społecznościowych używanych przez Fundację do kontaktu ogólnego i organizacyjnego, w szczególności Instagram, Messenger i WhatsApp (usługi Meta);
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, audytowe, doradcze, pocztowe lub kurierskie, a także bankom i operatorom płatności — w zakresie niezbędnym do wykonania danej usługi;
• partnerom realizującym wspólnie z Fundacją określone programy, wydarzenia lub działania — w zakresie niezbędnym do ich realizacji;
• organom publicznym i innym podmiotom, gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Fundacja korzysta z usług dostawców technologicznych, chmurowych i komunikacyjnych. Lovable jest dostawcą z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, przy czym w ramach swojej infrastruktury może korzystać z podprocesorów działających poza EOG. Cloudflare, Google i Meta działają globalnie, dlatego w określonych przypadkach dane mogą być przetwarzane lub przekazywane poza EOG. Jeżeli taki transfer występuje, Fundacja stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, EU–US Data Privacy Framework — w zakresie, w jakim konkretny odbiorca jest nim objęty — albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Fundacja weryfikuje status dostawców i stosowane przez nich zabezpieczenia; informacje o zastosowanych mechanizmach można uzyskać, kontaktując się z Fundacją.

Fundacja nie podejmuje wobec osób korzystających ze wsparcia ani ich rodziców lub opiekunów prawnych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do osiągnięcia celu ich przetwarzania, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych lub uzasadnionej potrzeby zabezpieczenia roszczeń, w szczególności:

• dane związane z realizacją pomocy — przez czas prowadzenia sprawy oraz okres niezbędny do jej rozliczenia i wykazania prawidłowości działań Fundacji;
• dokumentacja księgowa i rozliczeniowa — co do zasady przez 5 lat, z uwzględnieniem sposobu liczenia terminów i wyjątków wynikających z art. 74 ustawy o rachunkowości; dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych — do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który co do zasady wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania lub ustania celu, z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przechowywanie jest wymagane lub dozwolone przez prawo;
• korespondencja — przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz ewentualnego zabezpieczenia roszczeń.

W granicach określonych w RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli zachodzą przesłanki z art. 17 RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych — gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak brak danych niezbędnych do rozpatrzenia wniosku, weryfikacji przesłanek pomocy, kontaktu lub rozliczenia może uniemożliwić Fundacji podjęcie lub kontynuowanie działań. W przypadku danych szczególnych kategorii, gdy podstawą ich przetwarzania jest zgoda, zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w każdym czasie.

Pytania i żądania dotyczące danych osobowych można kierować pisemnie na adres: ul. Górnicza 24, lok. 21, 91-765 Łódź, z dopiskiem „RODO”, lub pocztą elektroniczną na adres: kontakt@fundacjawesoledzieciaki.pl. Fundacja nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. Aktualna Polityka Prywatności oraz informacje dotyczące ochrony danych są publikowane na stronie www.fundacjawesoledzieciaki.pl.